ASSISTENTE ADMINISTRATIVO - Parelheiros, SP
Hospital Municipal de Parelheiros
Inscrições até o dia 19/10/2026
Requisitos e qualificações
Ensino Médio Completo;
Desejável Ensino Superior: Graduação ou Tecnólogo completo ou cursando;
Desejável Pacote Office (Excel, Word, Outlook e PowerPoint): Nível intermediário;
Desejável experiência na área.
Responsabilidades e atribuições
Atender ligações telefônicas destinadas à área, identificando o assunto, filtrando a demanda e encaminhando a chamada ao profissional responsável ou registrando recado quando necessário, para assegurar a comunicação adequada e tempestiva entre usuários, áreas internas e contatos externos.
Realizar ligações internas e externas solicitadas pelo setor, diretamente ou utilizando os recursos de telefonia institucional e transferindo chamadas ou transmitindo recados conforme orientação, para viabilizar a comunicação entre áreas, profissionais, usuários e parceiros externos.
Coletar e compilar dados e informações administrativas, consultando documentos, registros, sistemas, arquivos e fichários e consolidando as informações em planilhas ou relatórios, para apoiar a elaboração de controles administrativos e subsidiar a gestão do setor na tomada de decisões.
Efetuar lançamentos de informações e registros administrativos, utilizando sistemas informatizados, planilhas eletrônicas ou ferramentas de cálculo, para manter atualizados os controles necessários às rotinas administrativas do setor.
Registrar e organizar comprovantes, transcrições e informações administrativas em sistemas ou controles específicos, quando aplicável, conforme orientação e documentos recebidos, para garantir rastreabilidade, consulta e conformidade dos registros do setor.
Controlar requisições e recebimentos de materiais de consumo do setor, solicitando itens por formulários ou sistemas internos e acompanhando a entrega e conferência dos materiais, para assegurar a disponibilidade necessária ao funcionamento das atividades da unidade.
Redigir e formatar documentos administrativos, como cartas, memorandos, ofícios e comunicações internas, elaborando, revisando, digitando e encaminhando os documentos conforme orientação da área, para formalizar comunicações e registros institucionais.
Apoiar a elaboração de quadros demonstrativos, relatórios e processos administrativos, inclusive documentação de apoio a pagamentos quando aplicável, consolidando informações em planilhas, documentos e sistemas conforme diretrizes da área e exigências legais, para manter registros formais e subsidiar a gestão administrativa e financeira do setor.
Organizar, classificar e manter arquivos físicos e digitais do setor, identificando, digitalizando quando aplicável e guardando documentos conforme critérios estabelecidos, para garantir conservação, rastreabilidade e fácil acesso às informações institucionais.
Examinar, organizar e encaminhar processos administrativos relacionados à unidade, conferindo documentos, registrando tramitações e direcionando-os aos setores responsáveis conforme orientação, para assegurar a continuidade e a correta tramitação dos processos institucionais.
Acompanhar o andamento de expedientes e processos administrativos de interesse da unidade, monitorando prazos, realizando contatos internos e externos e prestando esclarecimentos dentro de sua alçada, para contribuir com o cumprimento dos prazos e a eficiência dos fluxos administrativos.
Organizar e apoiar a logística de reuniões e eventos do setor, realizando agendamento de salas, convocação de participantes, preparação de recursos, apoio à elaboração de atas e suporte operacional, para viabilizar a realização das atividades conforme programação estabelecida.
Prestar suporte a novos colaboradores do setor quanto às rotinas administrativas básicas, fluxos de documentos e diretrizes operacionais, repassando informações conforme orientação do gestor e procedimentos internos, para facilitar a integração inicial às atividades do setor.
Apoiar a elaboração e o controle de escalas do setor, de acordo com a solicitação do gestor imediato, atualizando planilhas, sistemas ou documentos conforme informações fornecidas pela gestão, para manter registros organizados e subsidiar o acompanhamento da alocação de colaboradores.
Apoiar a comunicação administrativa do setor, repassando informações, encaminhando comunicados e esclarecendo dúvidas operacionais conforme orientação do gestor, para contribuir com o alinhamento da equipe e a fluidez das rotinas internas.
Zelar pelo sigilo, segurança e proteção de dados pessoais, sensíveis e institucionais, manuseando documentos, sistemas e informações conforme normas internas e legislação aplicável, para preservar a confidencialidade e reduzir riscos de exposição indevida.
Auxiliar no cumprimento das normas institucionais e de integridade, consultando e divulgando orientações básicas previstas no Manual de Conformidade Administrativa, Políticas e Princípios de Integridade, para apoiar a aderência das rotinas administrativas às diretrizes da Instituição.
Prestar suporte operacional na preparação e acompanhamento de auditorias internas e externas, separando evidências, organizando documentos e fornecendo informações solicitadas conforme orientação, para facilitar a rastreabilidade das informações e o atendimento às demandas de auditoria.
Monitorar e atender aos requisitos aplicáveis do Sistema de Gestão Integrado da SPDM e do Sistema de Gestão Energética, observando suas diretrizes, políticas e procedimentos, cumprindo normas institucionais e contribuindo para as ações de melhoria contínua focadas no aprimoramento do desempenho dos sistemas, por meio do acompanhamento de indicadores alinhados ao direcionamento estratégico, assegurando a conformidade institucional e a qualidade dos processos organizacionais.
Zelar pelo cumprimento das normas e diretrizes institucionais, identificando inconformidades e reportando ao gestor imediato.
Zelar pela limpeza, conservação e guarda de equipamentos, materiais e do local de trabalho, mantendo a organização e seguindo rotinas estabelecidas, para garantir condições adequadas de uso e maior durabilidade dos recursos.
Executar outras atividades pertinentes a função, conforme necessidades ou a critério do superior imediato para garantir flexibilidade e atender a necessidades emergentes na Instituição.
Para mais informações e inscrições, acesse o link: https://hmp.gupy.io/jobs/12432654?jobBoardSource=gupy_portal
