Responsável Administrativo - Rio de Janeiro

Responsável Administrativo - Rio de Janeiro

Inscrições até o dia 15/05/2026

COSPE

Obrigatórios:

Formação superior em ciências econômicas, administração, contabilidade ou experiência profissional específica na gestão administrativa de projetos/programas complexos;

Conhecimentos contábeis;

Forte motivação para trabalhar no terceiro setor no profit;

Ótimo conhecimento da língua portuguesa;

Ótimo conhecimento de instrumentos e aplicativos informáticos no campo contável;

Pelo menos 5 experiências no setor administrativo;

Conhecimento das regras de gestão de projetos e prestação de contas dos principais financiadores da COSPE no Brasil, especialmente da União Europeia;

Capacidade de planejamento e problem solving;

Capacidade de escuta e flexibilidade relacional;

Experiência em trabalho em equipe;

Conhecimento da língua inglesa;

Domínio do Microsoft Excel e outras ferramentas de gestão

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES DO RESPONSÁVEL ADMINISTRATIVO

Monitoramento, controle e verificação da gestão administrativa e contábil dos projetos da sede COSPE, desde sua abertura na contabilidade até a fase final de preparação e entrega dos relatórios de prestação de contas;

Realização de análise econômico-financeira periódicas dos projetos da sede COSPE, incluindo estado de avance das

despesas, situação dos cofinanciamentos, em colaboração com os/as coordenadores de projeto e administradores/as de projeto, a ser partilhado com o Responsável País para indicar problemas e colher indicações/sugestões para resolução;

Verificação da correta imputação das despesas nas rubricas do orçamento, verifica a cada mês e congruidade do orçamento antes do envio da contabilidade para sede na Itália, cuidando de compensações necessárias no respeito das regras contratuais do financiador;

Participa e colabora na formação de coordenadores/as de projeto e administradores para gestão da contabilidade local da COSPE e de seus parceiros no Brasil;

Elaboração e atualização do Planejamento Financeiro dos projetos através do instrumento do Plano Operacional Anual (POA).

Elaboração do Plano financeiro de envios de recursos para realização de despesas no Brasil, a ser aprovado pelos/as

Coordenadores/as de Projeto e enviado para a administração na Itália, conforme o POA do projeto;

Lançamento das despesas no NPS – No Profit Solution (software de gestão contábil). Processamento de conciliação de contas bancárias e caixa local com os movimentos contábeis. Elaboração do respectivo relatório a cada mês.

Envio da Primeira Nota e dos relatórios contábeis para Itália a cada mês;

 Verificação formal dos documentos contábeis enviados periodicamente pelos parceiros e lançamento das despesas no NPS. Responsável por verificar e organizar a documentação das prestações de contas, juntamente com a documentação relacionada (documentos contábeis, diário de bordo para uso do carro, relatório de compra, listas de presenças, relatórios de atividades e de consultorias, produtos, acordos de parceria, contratos de fornecimento,  contratos de pessoal local, etc.) e relacionamento com os/as Coordenadores/as de Projeto para quaisquer documentos ausentes, incorretos ou incompletos;

Elaboração e controle do cronograma referente à aquisição da contabilidade na Italia, planejamento de envios das parcelas dos projetos e elaboração de prestações de conta, alimentando periodicamente o sistema de arquivação interno da COSPE com dados e informações necessárias à análise;

Responsável pela pesquisa de mercado e pela identificação de fornecedores de bens e serviços de acordo com a legislação vigente. Responsável por manter o relacionamento com clientes e fornecedores, garantindo a correta

emissão das notas fiscais de acordo com as normas dos financiadores;

Responsável pela elaboração e acompanhamento dos processos de seleção de bens e serviços. 

Monitora o contrato com fornecedores: vencimentos de garantias, liquidação de danos, garantias de execução que possam estar contidas nos contratos, incluindo a elaboração de inventários e eventual doação final;

Início, gestão e encerramento de contratos locais de pessoal do projeto, em conformidade com as leis e regulamentos em vigor no país e de acordo com o organograma elaborado pelo/a Responsável País em colaboração com os/as Coordenadores/as de Projeto e o Contador do Projeto;

Gestão dos bens da COSPE no Brasil, incluindo transferência, venda e compra, após proposta dos/as Coordenadores/as de Projeto e autorização do/a Responsável País, em conformidade com a regulamentação do país e as regras dos financiadores;

Controle e fiscalização dos prazos administrativos e obrigações fiscais dos projetos de competência;

Gestão dos diversos tipos e elaboração das prestações de contas e relatórios administrativo-financeiros com base nos dados fornecidos pelos/as Coordenadores/as de Projeto, de acordo com as regras e formatos do financiador.

Elaboração de um calendário de prestação de contas e de um calendário de recepção dos diversos documentos, acordados com os/as Coordenadores/as de Projeto no local, Responsável País, a submeter ao Referente Administrativo na Itália, para cada projeto em andamento;

Acompanhamento e supervisão de auditorias internas e externas;

Garante que as regras administrativas e procedimentos contratuais fornecidos pelos financiadores e pela Cospe, bem como as obrigações conforme às leis brasileiras, sejam respeitadas nos projetos e no escritório;

Controle e supervisão periódica do andamento financeiro dos projetos e indicação aos/as Coordenadores/as de Projeto de problemas específicos, participando também na identificação de possíveis soluções. Análise da situação do cofinanciamento dos projetos;

Participação na elaboração de novos orçamentos de projetos e variantes, supervisionando também que haja recursos econômicos para manutenção eficiente da sede e gestão administrativa dos projetos;

Responsável pelo arquivo correto da documentação administrativa e contábil dos projetos de competência;

Gestão do relacionamento com figuras homólogas de parceiros e financiadores locais e responsabilidade pelo cumprimento das obrigações administrativas do projeto;

Articulação com os/as Coordenadores/as de Projeto, Responsável País, Responsável Administrativo na Itália e Responsável de Área Geográfica e a Direção, com base nas funções e, quando necessário, bem como com as contrapartes dos financiadores e dos parceiros.

Em conformidade com as leis do país e quando solicitado pelo Responsável País, acompanha o registro da COSPE e sua atualização perante as autoridades nacionais competentes.

Preferenciais:

Conhecimento da língua italiana, espanhola e/ou inglesa;

Conhecimento e uso de data-base;

Capacidade de programação informática;

LOGÍSTICA E PRAZOS

A base operacional do projeto é na cidade de Rio de Janeiro (RJ). O trabalho é presencial no escritório no Rio de Janeiro.

A contratação será pelo período de 19 meses, a partir da data de assinatura do contrato, tendo seu término em 31/12/2027.

O contrato será CLT com benefício de vale-transporte

A carga horária prevista para o seguinte contrato é de 30 horas semanais.

Candidatura:

Interessados(as) devem enviar seu currículo para brasile@cospe.org com cópia para leonardo.diblanda@cospe.org , até o dia 15 de maio de 2026.

O envio deve incluir pelo menos duas referências profissionais, com nome completo, cargo, instituição, telefone e email de contato.

No assunto do e-mail, deve constar: Candidatura vaga Responsável Administrativo 

Os candidatos pré-selecionados serão convidados para uma entrevista e um teste de habilidades