Pessoa Assistente Administrativa de Gestão da Informação - Lago Sul - DF

Pessoa Assistente Administrativa de Gestão da Informação - Lago Sul - DF

Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV)

Inscrições abertas até 23/08/2026

Requisitos e Habilidades

Formação universitária completa, preferencialmente em secretariado executivo, administração e/ou áreas afins;

Experiência sólida em trabalhos como secretário(a) executivo(a), preferencialmente em embaixadas ou organizações internacionais;

Fluência em português, com excelente capacidade de redação e comunicação formal, tanto oral quanto escrita; 

Fluência em inglês (nível C1 ou superior), com excelente capacidade de redação e comunicação formal, tanto oral quanto escrita; 

Domínio avançado de espanhol (nível B2 ou superior), com boa capacidade de comunicação oral e escrita em contextos profissionais; 

Bom conhecimento prático de informática: Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e Microsoft SharePoint; 

Desejável conhecimento da plataforma de base de dados HCL; 

Experiência com procedimentos administrativos e logísticos; 

Experiência na organização de eventos (pequeno, médio e grande porte); 

Excelente capacidade de gestão do trabalho, gestão de tempo, definição de prioridades e análise dos fluxos de comunicação; 

Conhecimento do mandato do CICV é um diferencial; 

Visto de trabalho válido para trabalhar no Brasil – caso seja pessoa estrangeira; 

Disponibilidade para viagens. 

O que você fará

A pessoa Assistente Administrativa da Gestão da Informação integra a equipe de Information Management (IM), oferecendo suporte administrativo de alto nível e garantindo o secretariado geral na Delegação Regional (DR) do CICV em Brasília. Entre as suas atribuições, estão o apoio logístico e administrativo para as ações do departamento de Gestão da Informação e a função de ponto focal para organização de eventos em departamentos que não contam com apoio administrativo e em coordenação com outras áreas envolvidas. Além disso, prestará suporte na disseminação das normas gerais do CICV sobre a Gestão da Informação.

Principais responsabilidades

Conhecer e entender os componentes do Movimento da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho; 

Manter-se informado(a) sobre os princípios, objetivos e atividades do CICV na região; 

Seguir estritamente as regras de segurança, confidencialidade e de conduta do CICV; 

Respeitar e observar os regulamentos de pessoal da Delegação Regional do CICV no Brasil; 

A pessoa Assistente Administrativa pode ser convidada a exercer funções e tarefas correlatas, não previstas na presente descrição do trabalho, bem como a prestar apoio a outros departamentos quando necessário e solicitado pelo/a assistente executivo/a e/ou a alta gestão; 

Representar o CICV de maneira profissional em todos os momentos; 

Representar a alta gestão (MGMT) e o departamento com uma postura em base à discrição, confidencialidade aplicando as regras de representatividade e protocolo; 

Tratar informações sensíveis com absoluto sigilo, confidencialidade e discrição; 

Estar ciente das atividades de outros departamentos e manter contatos regulares; 

Desenvolver e manter um ambiente de trabalho agradável e de apoio com todos colegas e gerentes diretos, nos níveis locais e globais; 

Gestão da Informação e Secretariado:

Desempenhar tarefas de secretariado geral da DR, como preparação de apresentações, confecção de documentos e correspondências, gerenciamento de ligações e e-mails; bem como a atualização de calendários e apoio geral;

Em apoio à pessoa Assistente Executiva, garantir que todos os documentos eletrônicos recebidos na caixa postal geral sejam devidamente distribuídos aos destinatários apropriados e em tempo hábil; 

Organizar e supervisionar a utilização do conjunto de ferramentas colaborativas de referência (ex: Team Space) e as bases de dados: no suporte, na estruturação, na formação, no estabelecimento de regras e em seu monitoramento, entre outros; 

Atualizar as informações gerais destas ferramentas colaborativas e manter os funcionários atualizados; 

Informar regularmente no boletim do suporte sobre novos desenvolvimentos, garantindo que os usuários estejam cientes sobre ferramentas e seus recursos; 

Quando necessário e solicitado, realizar briefings para novas pessoas empregadas residentes ou móveis sobre as ferramentas colaborativas de referência e de bases de dados, bem como sobre o fluxo da informação da Delegação, entre outras;  

Receber e enviar correspondências e malas diplomáticas (sede e campo), bem como distribuir correspondências da DR; 

Quando solicitado, atuará como ponto focal dos departamentos que não contam com apoio administrativo para a organização de eventos, executando atividades logísticas e administrativas dos eventos, como seminários, oficinas, palestras, entre outros;  

Apoiar nas questões administrativas junto aos coordenadores das áreas para assegurar o respeito aos procedimentos da Delegação para este fim;  

Apoiar os coordenadores no contato com os participantes dos eventos para uma melhor gestão com os setores de Welcome, Administração e Logística no que diz respeito à compra de passagens, hospedagens e apoio aos participantes antes, durante e após os eventos; 

Ser referência dos pontos focais na DR para rotinas de protocolo (fórmulas de tratamento epistolar), correspondência e identidade visual, além de: verificar a redação, gramática, ortografia e uso adequado de templates ou identidade visual; 

Garantir que toda a correspondência que saia da DR seja validada por pessoa qualificada e aplicar estas normas de acordo com o Guia de Representatividade da Delegação; 

Consultar e promover o Manual de Correspondência Institucional e monitorar a sua aplicação por todos os colaboradores; 

Propor soluções em casos de contradições entre normas e práticas locais; 

Conhecer as regras relativas às assinaturas, aplicá-las e promovê-las. 

Apoiar na preparação de procedimentos para a organização e troca de informações (entre a Delegação e demais escritórios), caso necessário; 

Ser responsável pela atualização e manutenção das pastas do departamento IM e, em apoio à pessoa Assistente Executiva, atualizar 

e monitorar o Team Space (estrutura, pastas, documentos, metadados etc.) de Brasília; 

Ter ciência das atividades, prioridades e desafios da Delegação, bem como da situação nacional e internacional relacionada;  

sob a coordenação da pessoa Assistente Executiva, filtrar informações e atribuir prioridades;  

Conhecer os objetivos da Delegação e conhecer e outros atores relevantes para o cargo, bem como manter-se atualizado/a sobre a composição e estrutura do Governo/Estado; 

Atualizar os organogramas e as listas de sua responsabilidade e garantir que sejam atualizadas pelos departamentos;  

Manter-se atualizado/a com a chegada e saída de delegados móveis, residentes e atualizar as listas relacionadas; 

Apoiar atualização da base de dados da Gestão e garantir que exista uma rede ativa de contatos profissionais úteis para o CICV. 

Treinamento e suporte - áreas de especialização:

Organizar regularmente treinamentos e workshops para os pontos focais sobre temas relacionados à Gestão da Informação; 

Apoiar na organização de seminários e workshops sobre Gestão da Informação em nível nacional sobre os temas relacionados; 

Treinar e acompanhar os pontos focais, garantindo que conheçam e apliquem os procedimentos relacionados; 

Fornecer suporte geral sobre as ferramentas e procedimentos do CICV do Departamento de IM; 

Manter seus conhecimentos e habilidades atualizados em relação à tecnologia comum (MS office, Outlook, Skype e Teams, Lotus Notes, Intranet, entre outros); 

Trabalhar em coordenação com o departamento de TI para questões relativas ao gerenciamento de informações; 

Assegurar o respeito aos procedimentos apropriados para proteger, usar e armazenar materiais sensíveis (selos, papel timbrado com o logotipo do CICV, entre outros); 

Garantir que papéis timbrados, cartões de visita, envelopes e demais materiais atendam aos requisitos de identidade visual aplicáveis; 

Ser responsável por manter, atualizar e organizar as publicações e materiais de divulgação do departamento de IM. 

Outras responsabilidades:

Em apoio à pessoa Assistente Executiva, utilizar a plataforma de perfis do CICV e para os devidos seguimentos das requisições do departamento, quando necessário; 

Informar proativamente sobre projetos e desenvolvimentos IM e apoiar na implementação desses projetos (e programas associados) na DR ou em outros escritórios; 

Organizar arquivos atuais e intermediários e dar suporte aos usuários com o sistema de arquivamento eletrônico; 

Participar na divulgação de políticas, orientações e diretivas do departamento e participar de grupos de trabalho, se necessário; 

Na gestão de mudanças e na atualização de ferramentas colaborativas, garantir suporte aos usuários quando houver alterações nas ferramentas de trabalho (mensagens, telefonia, arquivos etc.) e garantir o acompanhamento, quando necessário;  

Caso necessário, realizar missões para apoio referente à Gestão da Informação, arquivos físicos, ministrar formação acerca de temas como: gestão da informação, uso de ferramentas institucionais, entre outros.); 

Quando necessário, participar de reuniões e acompanhamento da alta gestão na execução de decisões e estratégias, tomando notas e apoiando no que for necessário; 

Auxiliar na representatividade e na organização de recepções e outros eventos, utilizando-se dos protocolos institucionais, apoiando a pessoa Assistente Executiva na organização de visitas de alto nível (doadores ou interlocutores) no que tange ao protocolo e ao cerimonial, de acordo com o Guia de Cerimonial e Protocolo do CICV, assim como às leis dos países cobertos pela DR; 

Apoiar na compilação e preenchimento de relatórios e documentos (relatórios, atas de reuniões etc.); 

A pedido da pessoa Assistente Executiva, apoiar durante o processo de Plan for Results e Monitoring for Results.

Informações adicionais

Localização: Você trabalhará conosco no escritório da Delegação Regional do CICV em Brasília(DF), Brasil;  

Previsão de início: 09/2026; 

Carga horária: 40 horas semanais; 

Tipo de contrato: contrato de prazo indeterminado, regido pela CLT e de dedicação exclusiva; 

Benefícios: Plano de Saúde e Odontológico; Plano de Previdência Privada; Política de Idiomas; Vale Transporte; Vale Alimentação; Gympass e Total Pass (planos de descontos em academias para atividades físicas diversas). 

Para mais informações e inscrições, acesse o link: https://cicvoportunidades.gupy.io/jobs/11749760?jobBoardSource=gupy_public_page