Assistente Administrativa (o) - Codó, MA
Envie seu currículo até 28/08/2021
Plan International Brasil
Atividades Desenvolvidas:
Executa, através do sistema SAP, todo o processo de compras na Unidade: elabora, codifica, revisa solicitações de bens e serviços, realiza cotações, elabora quadro comparativo, ordens de compra e pagamento, quando necessários; recebimento dos bens.
Gerencia banco de dados de fornecedores por meio de sistema de informação atualizada contendo fornecedores preferenciais de serviços, devidamente analisados e visitados a fim de fortalecer a relação comercial e conseguir qualidade em produtos e preços competitivos, monitorando o desempenho dos fornecedores para assegurar a qualidade dos bens recebidos.
Garante que os documentos recebidos no setor administrativo estejam revisados, organizados e com documentação de acordo com as políticas.
Apoia na elaboração e monitoramento dos contratos de prestação de serviços, convênios e aditivos, firmados na Unidade com base em Termos de Referência ou documento similar, desde a contratação, aprovação, assinatura das Gerências competentes e pagamento até a finalização dos contratos, incluindo os contratos de serviços públicos de energia, água, telefonia, seguros prediais, veiculares;
Responsável pela manutenção e segurança predial e monitoramento dos serviços de telefonia, segurança eletrônica, reparos, conservação, manutenções em geral da Unidade.
Supervisiona o desempenho de função do encarregado de manutenção se houver e/ou dos auxiliares de serviços gerais, bem como, prestadores de serviços contratados para tais atividades;
Controla os ativos fixos da Unidade; usando como ferramenta o AFIXCODE ou planilha alternativa, bem como, coordena e executa a rotina de controle da custódia dos ativos e elaboração de inventario dos bens com emissão de informe.
Mantém organizado e atualizado o arquivo documental do setor administrativo;
Apoia e orienta todos os funcionários e colaboradores para que cumpram as políticas e procedimentos administrativos (Precisam ser capacitados para tal, favor, providenciar capacitação);
Apoia logisticamente na realização de capacitações na área administrativo dos colaboradores da unidade.;
Disponibilização de controle dos materiais de escritório limpeza e conservação para utilização nos trabalhos da Unidade;
Contratos, convênios e aditivos firmados de acordo com a legislação vigente, com as Políticas e Procedimentos internos e devidamente monitorados;
Instalações prediais mantidas em boas condições de uso;
Veículos habilitados para o transporte seguro de passageiros e bens da Organização.
Solicitação de pagamentos dentro dos padrões exigidos pela organização;
Solicitações de recursos realizadas em tempo hábil;
Compromisso e comprometimento com a política de proteção infantil;
Todas as solicitações de pagamento devidamente efetuadas;
Garantir que todo processo onde envolve atividade de crianças e adolescentes tenha uma previa de análise de riscos.
Elaborar e monitorar os contratos e convênios firmados dentro da delegação estabelecida pela Organização;
Executar todo o processo de compras para revisão do Assistente Financeiro dentro da delegação de autoridade da organização;
Assegurar que as solicitações de viagens dos funcionários sejam realizadas de acordo com os procedimentos da Organização;
Garantir que todos os seguros sejam eles: de responsabilidade civil, predial, frota e de equipamentos da Plan International Brasil estejam renovados e vigentes.
Cumprimento e comprometimento com a Política Global de Salvaguarda de Crianças, Adolescentes e Jovens;
Cumprimento e comprometimento com a Política Global de Igualdade de Gênero e Inclusão;
Cumprimento e comprometimento com a Política Global de Antifraude, Antissuborno e Anticorrupção.
Cumprimento e comprometimento com todas as Politicas Institucionais Globais e Nacionais.
Pré-Requisitos:
Disponibilidade para atuar em Codó- MA;
Desejável nível superior em Administração de Empresas, Economia ou Ciência Contábeis;
Desejável nível superior em Administração de Empresas, Economia ou Ciências Contábeis;
Curso de Informática (Windows, Word, Excel, PowerPoint, Access, Internet/ E-mail e noções de rede)
Manuseio de calculadora de mesa, fax, copiadora, impressoras
Conhecimento de técnicas de arquivamento
Noções de gestão administrativa e financeira;
Noções de concorrência e tomada de preços;
Desejável Inglês e Espanhol básico.
Remuneração e Benefícios: Salário compatível com o mercado, Seguro Saúde(corpaticipação), Convênio Odontológico (coparticipação), Seguro de Vida, Vale Refeição.
Venha fazer parte do nosso time! Envie seu currículo até 28/08/2021 para: assistente@plan.org.br
A Plan International Brasil quer contribuir para a superação das desigualdades e incentiva a candidatura de pessoas negras, mulheres e LGBTTQIA+ para essa vaga.
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