Responsável Administrativo - Rio de Janeiro
Inscrições até o dia 15/05/2026
COSPE
Obrigatórios:
Formação superior em ciências econômicas, administração, contabilidade ou experiência profissional específica na gestão administrativa de projetos/programas complexos;
Conhecimentos contábeis;
Forte motivação para trabalhar no terceiro setor no profit;
Ótimo conhecimento da língua portuguesa;
Ótimo conhecimento de instrumentos e aplicativos informáticos no campo contável;
Pelo menos 5 experiências no setor administrativo;
Conhecimento das regras de gestão de projetos e prestação de contas dos principais financiadores da COSPE no Brasil, especialmente da União Europeia;
Capacidade de planejamento e problem solving;
Capacidade de escuta e flexibilidade relacional;
Experiência em trabalho em equipe;
Conhecimento da língua inglesa;
Domínio do Microsoft Excel e outras ferramentas de gestão
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES DO RESPONSÁVEL ADMINISTRATIVO
Monitoramento, controle e verificação da gestão administrativa e contábil dos projetos da sede COSPE, desde sua abertura na contabilidade até a fase final de preparação e entrega dos relatórios de prestação de contas;
Realização de análise econômico-financeira periódicas dos projetos da sede COSPE, incluindo estado de avance das
despesas, situação dos cofinanciamentos, em colaboração com os/as coordenadores de projeto e administradores/as de projeto, a ser partilhado com o Responsável País para indicar problemas e colher indicações/sugestões para resolução;
Verificação da correta imputação das despesas nas rubricas do orçamento, verifica a cada mês e congruidade do orçamento antes do envio da contabilidade para sede na Itália, cuidando de compensações necessárias no respeito das regras contratuais do financiador;
Participa e colabora na formação de coordenadores/as de projeto e administradores para gestão da contabilidade local da COSPE e de seus parceiros no Brasil;
Elaboração e atualização do Planejamento Financeiro dos projetos através do instrumento do Plano Operacional Anual (POA).
Elaboração do Plano financeiro de envios de recursos para realização de despesas no Brasil, a ser aprovado pelos/as
Coordenadores/as de Projeto e enviado para a administração na Itália, conforme o POA do projeto;
Lançamento das despesas no NPS – No Profit Solution (software de gestão contábil). Processamento de conciliação de contas bancárias e caixa local com os movimentos contábeis. Elaboração do respectivo relatório a cada mês.
Envio da Primeira Nota e dos relatórios contábeis para Itália a cada mês;
Verificação formal dos documentos contábeis enviados periodicamente pelos parceiros e lançamento das despesas no NPS. Responsável por verificar e organizar a documentação das prestações de contas, juntamente com a documentação relacionada (documentos contábeis, diário de bordo para uso do carro, relatório de compra, listas de presenças, relatórios de atividades e de consultorias, produtos, acordos de parceria, contratos de fornecimento, contratos de pessoal local, etc.) e relacionamento com os/as Coordenadores/as de Projeto para quaisquer documentos ausentes, incorretos ou incompletos;
Elaboração e controle do cronograma referente à aquisição da contabilidade na Italia, planejamento de envios das parcelas dos projetos e elaboração de prestações de conta, alimentando periodicamente o sistema de arquivação interno da COSPE com dados e informações necessárias à análise;
Responsável pela pesquisa de mercado e pela identificação de fornecedores de bens e serviços de acordo com a legislação vigente. Responsável por manter o relacionamento com clientes e fornecedores, garantindo a correta
emissão das notas fiscais de acordo com as normas dos financiadores;
Responsável pela elaboração e acompanhamento dos processos de seleção de bens e serviços.
Monitora o contrato com fornecedores: vencimentos de garantias, liquidação de danos, garantias de execução que possam estar contidas nos contratos, incluindo a elaboração de inventários e eventual doação final;
Início, gestão e encerramento de contratos locais de pessoal do projeto, em conformidade com as leis e regulamentos em vigor no país e de acordo com o organograma elaborado pelo/a Responsável País em colaboração com os/as Coordenadores/as de Projeto e o Contador do Projeto;
Gestão dos bens da COSPE no Brasil, incluindo transferência, venda e compra, após proposta dos/as Coordenadores/as de Projeto e autorização do/a Responsável País, em conformidade com a regulamentação do país e as regras dos financiadores;
Controle e fiscalização dos prazos administrativos e obrigações fiscais dos projetos de competência;
Gestão dos diversos tipos e elaboração das prestações de contas e relatórios administrativo-financeiros com base nos dados fornecidos pelos/as Coordenadores/as de Projeto, de acordo com as regras e formatos do financiador.
Elaboração de um calendário de prestação de contas e de um calendário de recepção dos diversos documentos, acordados com os/as Coordenadores/as de Projeto no local, Responsável País, a submeter ao Referente Administrativo na Itália, para cada projeto em andamento;
Acompanhamento e supervisão de auditorias internas e externas;
Garante que as regras administrativas e procedimentos contratuais fornecidos pelos financiadores e pela Cospe, bem como as obrigações conforme às leis brasileiras, sejam respeitadas nos projetos e no escritório;
Controle e supervisão periódica do andamento financeiro dos projetos e indicação aos/as Coordenadores/as de Projeto de problemas específicos, participando também na identificação de possíveis soluções. Análise da situação do cofinanciamento dos projetos;
Participação na elaboração de novos orçamentos de projetos e variantes, supervisionando também que haja recursos econômicos para manutenção eficiente da sede e gestão administrativa dos projetos;
Responsável pelo arquivo correto da documentação administrativa e contábil dos projetos de competência;
Gestão do relacionamento com figuras homólogas de parceiros e financiadores locais e responsabilidade pelo cumprimento das obrigações administrativas do projeto;
Articulação com os/as Coordenadores/as de Projeto, Responsável País, Responsável Administrativo na Itália e Responsável de Área Geográfica e a Direção, com base nas funções e, quando necessário, bem como com as contrapartes dos financiadores e dos parceiros.
Em conformidade com as leis do país e quando solicitado pelo Responsável País, acompanha o registro da COSPE e sua atualização perante as autoridades nacionais competentes.
Preferenciais:
Conhecimento da língua italiana, espanhola e/ou inglesa;
Conhecimento e uso de data-base;
Capacidade de programação informática;
LOGÍSTICA E PRAZOS
A base operacional do projeto é na cidade de Rio de Janeiro (RJ). O trabalho é presencial no escritório no Rio de Janeiro.
A contratação será pelo período de 19 meses, a partir da data de assinatura do contrato, tendo seu término em 31/12/2027.
O contrato será CLT com benefício de vale-transporte
A carga horária prevista para o seguinte contrato é de 30 horas semanais.
Candidatura:
Interessados(as) devem enviar seu currículo para brasile@cospe.org com cópia para leonardo.diblanda@cospe.org , até o dia 15 de maio de 2026.
O envio deve incluir pelo menos duas referências profissionais, com nome completo, cargo, instituição, telefone e email de contato.
No assunto do e-mail, deve constar: Candidatura vaga Responsável Administrativo
Os candidatos pré-selecionados serão convidados para uma entrevista e um teste de habilidades
